Polycor Inc.
AVIS INTERNATIONAL DE CONFIDENTIALITÉ À L’INTENTION DES CANDIDATS À L’EMPLOI
INTRODUCTION
Dans le cadre de notre processus de recrutement, nous recueillons et traitons les renseignements personnels relatifs aux candidats à l’emploi. Nous nous engageons à respecter nos obligations en matière de protection des données et à faire preuve de transparence envers vous quant à la manière dont nous recueillons, utilisons, divulguons et conservons vos renseignements personnels. Nous sommes conscients que la confidentialité est importante pour vous et nous protégeons les données que nous recueillons dans le cadre du processus de recrutement.
L’avis international de confidentialité des candidats à l’emploi (« Avis ») s’applique à tous les candidats à l’emploi de Polycor Inc. et de chacune de ses filiales (« Polycor »). L’objectif de cet Avis est d’informer les candidats à l’emploi de la manière dont leurs renseignements personnels sont traités, y compris la manière dont ils sont recueillis, utilisés, divulgués et conservés, et de les informer de leurs droits en matière de protection de la vie privée. Les candidats à l’emploi doivent savoir que les lois relatives à la protection des données et à la vie privée varient selon les juridictions dans lesquelles Polycor exerce ses activités.
MISES À JOUR DU PRÉSENT AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
Polycor peut modifier le présent Avis à tout moment. Veuillez consulter la rubrique « Date de mise à jour » en haut de cette page pour voir quand cet Avis a été révisé pour la dernière fois et quand il est entré en vigueur
AVIS DE CONFIDENTIALITÉ
1. INFORMATIONS UTILES
Nous avons désigné une personne chargée de la protection des renseignements personnels, également connue sous le nom de responsable de la protection de la vie privée personnels ou de responsable de la protection des données. Cette personne veille à ce que nous soyons clairs et équitables sur la manière dont nous utilisons vos renseignements personnels et à ce que nous respections les lois sur la protection de la vie privée dans toutes les juridictions dans lesquelles nous opérons. Vous pouvez contacter le responsable de la protection de la vie privée et des données à l’adresse suivante :
Responsable de la protection de la vie privée et des données
Responsable de la protection de la vie privée et des données
Polycor Inc.
100-76, rue Saint-Paul,
Québec (Québec) G1K 3V9
privacy@polycor.com
Ceci est un Avis international; lorsque nous employons les termes « nous », « notre » ou « nos», nous faisons référence à l’entité juridique de Polycor auprès de vous êtes à la recherche d’un
emploi.
.
Par renseignements personnels (également appelés données personnelles), nous entendons
tout renseignement se rapportant à une personne identifiable, comme votre nom, votre adresse,
vos coordonnées professionnelles ou une combinaison de ces renseignements. Dans certaines
juridictions, le droit à la vie privée s’applique à titre posthume.
Si vous résidez dans l’Espace économique européen (« EEE »), le responsable du traitement
de vos renseignements personnels est l’entité juridique Polycor avec laquelle vous interagissez
en tant que candidat à l’emploi. Cela signifie que c’est elle décide pourquoi, comment et où vos
renseignements personnels sont traités.
Le traitement de vos renseignements personnels signifie tout ce que nous en faisons : les
recueillir, les utiliser, les stocker, les partager et les supprimer.
2. LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS
Les renseignements personnels marqués d’un astérisque (*) peuvent être considérés comme des
informations de catégorie spéciale (dans l’EEE) ou des renseignements sensibles. Nous pouvons
recueillir les catégories suivantes de renseignements personnels vous concernant :
• Coordonnées, par exemple votre nom, votre adresse physique, votre adresse
électronique, votre numéro de téléphone et votre langue préférée.
• Pièces d’identité, par exemple un permis de conduire*, un passeport* ou toute autre
pièce d’identité gouvernementale*.
• Votre image, par exemple l’image d’une caméra ou d’une vidéo si vous vous trouvez
dans une zone surveillée par vidéosurveillance ou si une réunion est enregistrée, ou des
enregistrements vocaux si nous enregistrons un appel auquel vous participez.
• Curriculum vitæ (CV) et renseignements relatifs à l’entretien d’embauche, par
exemple les renseignements sur vos qualifications, vos compétences, votre expérience
et vos antécédents professionnels.
• Renseignements relatifs à la rémunération et aux avantages, par exemple le niveau
de rémunération attendu, y compris les droits aux avantages.
• Renseignements sur les aménagements, par exemple le fait de savoir si vous souffrez
ou non d’un handicap* pour lequel l’organisation doit procéder à des mesures
d’aménagements raisonnables au cours du processus de recrutement.
• Renseignements sur les droits, par exemple votre droit à travailler dans la juridiction
dans laquelle vous postulez, et si vous avez un casier judiciaire*.
• Renseignements relatifs à l’équité en matière d’emploi et la diversité, uniquement
dans la mesure où la loi l’autorise, comme les données concernant votre origine ethnique*,
votre orientation sexuelle* et votre religion* ou vos croyances*.
• Tout autre renseignement que vous nous fournissez par quelque moyen que ce soit.
Lorsque les renseignements personnels que nous vous demandons de fournir sont obligatoires,
nous vous en informons au moment de la collecte ou avant. Si vous ne fournissez pas les
renseignements obligatoires, nous ne pourrons pas remplir les fonctions nécessaires en matière
de ressources humaines, ce qui pourrait avoir une incidence sur votre emploi chez nous.
Si vous soumettez des renseignements personnels concernant une personne autre que vous-
même, vous déclarez avoir obtenu de cette personne tout consentement nécessaire à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels comme que décrit dans le présent Avis.
Polycor ne recueille ni ne traite intentionnellement les renseignements personnels des mineurs.
Veuillez ne pas soumettre de demande d’emploi si vous avez moins de 16 ans.
3. COMMENT NOUS COLLECTONS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels de différentes façons :
• Directement auprès de vous ou par l’intermédiaire d’autres personnes qui vous
connaissent, telles que vos références personnelles.
• Auprès de tiers ou de prestataires de services tels que des entreprises de recrutement
ou des entreprises qui vérifient les casiers judiciaires.
• À partir de sources accessibles au public ou en ligne où vous avez choisi de partager
vos données sous réserve de leur politique de confidentialité, comme LinkedIn, les bases
de données de CV (curriculum vitæ) ou d’autres plateformes.
4. COMMENT NOUS UTILISONS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Si vous résidez dans l’EEE, l’utilisation des renseignements personnels doit être justifiée par
l’un des fondements juridiques. Les principaux fondements juridiques qui justifient notre
utilisation de vos renseignements personnels sont les suivants :
• Consentement – Vous avez donné votre consentement au traitement de vos
renseignements personnels à une ou plusieurs fins précises.
• Exécution d’un contrat – Le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat avec
vous.
• Obligation juridique – Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation juridique
à laquelle Polycor est soumise.
• Protection des intérêts vitaux – Le traitement est nécessaire à la protection de vos
intérêts vitaux ou de ceux d’une autre personne.
• Pour l’intérêt public – Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une tâche effectuée
dans l’intérêt public ou dans l’exercice d’une autorité officielle.
• Intérêts légitimes de Polycor ou d’un tiers – Le traitement est nécessaire aux fins des
intérêts légitimes de Polycor ou d’un tiers, sauf si vos intérêts ou vos libertés et droits
fondamentaux l’emportent sur ceux-ci.
En règle générale, Polycor s’appuie sur des intérêts légitimes pour traiter vos renseignements
personnels dans le cadre d’une candidature à un emploi. Lorsque nous nous appuyons sur
votre consentement, nous vous en informerons au moment de la collecte.
Quel que soit votre lieu de résidence, nous pouvons utiliser vos renseignements aux fins
suivantes :
• Pour communiquer avec vous au sujet de votre demande d’emploi dans la langue de
votre choix.
• Pour mener à bien le processus de recrutement, le traitement des renseignements
recueillis dans le cadre du processus de recrutement nous permet d’évaluer et de confirmer votre aptitude à l’emploi. Nous devons traiter les données avant et pendant le processus de recrutement jusqu’à ce qu’une offre ait été présentée et acceptée. Pour certains postes, nous obtenons des données sur les condamnations et infractions pénales afin de remplir nos obligations et d’exercer des droits spécifiques en matière d’emploi. Cela peut se produire à tout moment au cours du processus, mais uniquement si nous avons l’intention de présenter ou avons présenté une offre d’emploi.
• Pour fournir des aménagements en matière de recrutement si vous nous fournissez
des renseignements sur un handicap ou une autre circonstance personnelle, afin de nous
permettre de procéder à des ajustements ou des mesures d’adaptation raisonnables.
• For employment equity purposes , we may process special categories of data, such as data relating to ethnicity, sexual orientation, religion or belief, in order to track recruitment statistics. We process this data to fulfill our obligations and exercise our specific employment rights .
• To address claims , issues or concerns and defend against
legal claims , exercise available remedies or limit damages
we may suffer.
• To comply with legal obligations , for example, to verify the eligibility
of a successful candidate to work in the jurisdiction before employment begins.
5. COMMENT VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS DIVULGUÉS
Vos renseignements personnels peuvent être divulgués par Polycor :
• Aux employés et aux entrepreneurs de Polycor. L’accès sera limité à ceux qui ont
besoin d’accéder à vos renseignements personnels pour exercer leur rôle, comme :
• Les employés et les sous-traitants des ressources humaines qui gèrent le processus
de recrutement et la gestion de la main-d’œuvre.
• Les gestionnaires d’embauche et les personnes chargées des entretiens qui
participent au processus de recrutement.
• Les employés et les sous-traitants des technologies de l’information qui gèrent les
systèmes de recrutement.
• D’autres employés ou sous-traitants qui peuvent avoir un besoin légitime d’examiner
vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions.
• To third party service providers to process personal information on our behalf. We only use service providers who limit their processing to the purpose described in the agreement and implement appropriate technical and organizational measures to meet the privacy requirements of the jurisdiction in which they are providing the service, and our requirements. These may include:
• Aux prestataires de services tiers qui traitent les renseignements personnels en notre
nom. Nous ne faisons appel qu’à des prestataires de services qui limitent leur traitement
à la finalité décrite dans l’entente et qui mettent en œuvre des mesures techniques et
organisationnelles appropriées pour répondre aux exigences en matière de protection de
la vie privée de la juridiction dans laquelle ils fournissent le service, ainsi qu’à nos
exigences. Ceux-ci peuvent inclure :
• les entreprises de recrutement pour nous aider à trouver et à évaluer les candidats à
l’emploi.
• Les entreprises de vérification des antécédents afin d’évaluer l’adéquation de votre
emploi avec nous, en fonction du rôle pour lequel vous avez postulé.
• Les références et anciens employeurs, si votre demande d’emploi est acceptée et que
nous vous faisons une offre d’emploi, afin de fournir une référence pour vous.
• Les fournisseurs de technologies de l’information pour vous permettre d’accéder aux
plateformes que nous utilisons dans le cadre du processus de recrutement et de les
gérer.
• Pour se conformer aux obligations juridiques ou réglementaires, si nous le jugeons
nécessaire ou approprié en vertu de la loi applicable, y compris les lois en dehors de votre
pays de résidence, pour se conformer aux procédures judiciaires.
6. PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous nous efforçons d’utiliser des mesures organisationnelles, techniques et administratives
raisonnables, toutes conçues pour protéger les renseignements personnels sous notre contrôle.
Par exemple, nous nous efforçons d’utiliser la technologie Secure Sockets Layer (« SSL ») pour
passer les commandes. Malheureusement, aucun système de stockage de données ou de
transmission de données sur Internet ne peut être garantie à 100 %. Nous pouvons faire appel à
des fournisseurs de services infonuagiques tiers qui fournissent des services d’hébergement, de
stockage de données et d’autres services conformément à des conditions générales standard qui
peuvent ne pas être négociables. Ces fournisseurs de services nous ont informés ou ont confirmé
publiquement qu’ils appliquent des mesures de sécurité qu’ils jugent adéquates pour la protection
des renseignements au sein de leur système, ou qu’ils ont la réputation générale d’appliquer de
telles mesures.
7. TRANSFERTS TRANSFRONTALIERS DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
En tant qu’entreprise internationale, nous ne pouvons pas limiter le traitement de vos renseignements personnels au pays où vous êtes basé. Vos renseignements personnels peuvent être transférés en dehors du pays où vous postulez et peuvent être assujettis aux lois régissant la protection de la vie privée dans ces pays. Polycor ne transférera vos renseignements personnels en dehors de la juridiction où vous étiez candidat à un emploi que si nous sommes convaincus que les mêmes mesures de protection des données que nous déployons seront mises en place, par exemple, nous pouvons prendre des mesures contractuelles ou autres pour veiller à ce que vos renseignements personnels soient protégés conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée.
8. CONSERVATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
À moins qu’une période de conservation plus longue ne soit requise par la loi, nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs décrits dans le présent Avis. Lorsque nous n’avons plus de besoin commercial légitime (ou de fondement juridique pour le traitement dans l’EEE) de traiter vos renseignements personnels, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes conformément à nos processus de conservation, dans la mesure du possible.
Nous conservons vos renseignements personnels pendant la durée du processus de recrutement afin de pouvoir gérer votre candidature. Si un emploi vous est proposé, nous conserverons vos renseignements personnels dans le cadre de votre dossier d’emploi et vous recevrez une copie de l’Avis international de confidentialité pour les employés, qui vous expliquera comment nous utiliserons et conserverons vos renseignements personnels en tant qu’employé.
Nous conservons certains de vos renseignements même si vous n’obtenez pas d’emploi chez
nous. Parfois, nous les conservons pour nous conformer à une obligation juridique. Souvent, nous avons des raisons légitimes de conserver vos données personnelles, par exemple pour pouvoir consulter votre historique de recrutement avec nous, envisager des opportunités futures, répondre à des questions ou même nous défendre contre des réclamations.
Si vous résidez dans l’EEE et que votre candidature n’est pas retenue, si vous ne vous opposez pas à la conservation de vos renseignements personnels, ceux-ci seront automatiquement supprimés ou détruits au plus tard deux ans après le dernier contact avec vous, sauf si vous consentez expressément à une période de conservation plus longue.
9. VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE EN TANT QUE
CANDIDAT À L’EMPLOI
Chez Polycor, nous respectons le droit à la vie privée. Les droits individuels en matière de protection de la vie privée varient en fonction de l’endroit où vous vous trouvez. Par conséquent, l’extension des droits expliqués dans cette section dépendra de la nature de l’activité de traitement des renseignements personnels et de la juridiction dans laquelle le traitement a lieu. Si vous nous contactez pour exercer l’un de ces droits en matière de protection de la vie privée, nous pourrons vous demander de vous identifier et vérifier vos droits.
• Le droit d’être informé sur la manière dont Polycor utilise vos renseignements personnels, y compris l’existence d’une prise de décision automatisée et d’un profilage.
• Le droit d’accéder à une copie des renseignements personnels que Polycor détient à votre sujet.
• Le droit de rectification, de demander à Polycor de corriger toute inexactitude ou incomplétude dans les renseignements personnels qu’elle détient. Nous pouvons également chercher à vérifier les renseignements avant de les rectifier.
• Le droit de retirer votre consentement à certaines utilisations de vos renseignements personnels, sous réserve des obligations légales et contractuelles. Dans certains cas, le retrait de votre consentement peut signifier que nous ne serons plus en mesure de poursuivre notre relation avec vous, par exemple si nous avons besoin de votre adresse électronique pour vous contacter. Nous vous informerons des conséquences probables du retrait de votre consentement.
• Le droit d’être informé qu’une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (Québec) et de ne pas être soumis à une telle décision (EEE).
• Le droit de supprimer les renseignements personnels vous concernant, dans certaines circonstances. Lorsque vous y avez accès, vous pouvez supprimer vos renseignements personnels des systèmes concernés (bien qu’ils puissent demeurer dans les copies de sauvegarde et les systèmes intégrés de sauvegarde jusqu’à ce qu’ils soient supprimés conformément à nos procédures de conservation). Vous pouvez nous contacter pour demander la suppression de certains renseignements personnels (voir la section 10 – Contestation de la conformité et exercice de vos droits en matière de protection de la vie privée).
• Le droit de demander le transfert de certains éléments de vos renseignements personnels à une autre organisation dans un format électronique commun. Également connu sous le nom de droit à la portabilité.
• Le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de réglementation ou de contester la conformité de Polycor avec les lois sur la protection de la vie privée (voir la section 10 – Contestation de la conformité et exercice de vos droits en matière de protection de la
vie privée).
• Le droit de restreindre le traitement de vos renseignements personnels dans les cas où vous nous demandez de conserver les données mais de ne pas les utiliser, et le droit to object to the processing of personal information, in certain circumstances, for example where we have used legitimate interest as the legal basis for processing (EEA only).
We do not sell your personal information. We do not make employment decisions based on automated decision-making or profiling.
We do our best to respond within one month, but it may take longer if your request is complex. We may ask you for clarification about your request to expedite our response and ensure that we meet your needs. If we think our response will take more than a month, we will let you know. We do not discriminate against individuals who exercise their privacy rights.
In certain cases, we may be allowed to refuse to comply with your request. For
example, when the data relates to another person, when an access exception applies, such as legal privilege, when we cannot delete your personal information for legal reasons, or other permitted exceptions. If we refuse your request, we will inform you of the reason and you can contest our refusal.
10. CHALLENGING COMPLIANCE AND EXERCISE YOUR
PRIVACY RIGHTS
You may request to exercise your privacy rights, ask questions about this Notice, or challenge our compliance with applicable privacy laws by contacting the Privacy Officer at :
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